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J'ai vu récemment plusieurs
questions sur les groupwares online dans différentes listes de discussion
(veille et i-KM je crois). Je mets donc en ligne cet article qui n'est pas tout
jeune puisqu'il date de début 2002. J'y comparais une vingtaine d'applications
dont certaines ont sans doute disparu depuis. J'ai ajouté en fin d'article une
liste des outils de groupware (ou pouvant être utilisés comme tels) que je
n'avais pas testé à l'époque et qui sont encore actifs:
Les habits neufs du groupware
Paru dans le magazine Influx n°4
Les applications à but collaboratif sont à peu près aussi anciennes que l’Internet et indissociables de l'idée de communauté. Dès 1968, Joseph Carl Robnett Licklider et Robert W. Taylor, deux des fondateurs d’Arpanet, pressentent l’apparition des communautés dans leur ouvrage commun "The computer as communication device". Ils les définissent alors comme des communautés de partage d’intérêt qu’ils opposent aux communautés de proximité géographique classiques.
La communauté scientifique fut la première à exprimer son besoin d'outils de communication. Les BBS (Bulletin Board systems), ancêtres des sites web, firent leur apparition en 1981. Puis se fut le tour des newsgroups, de la messagerie, de l'Internet relay chat (IRC).
Parmi les outils pionniers développés ces dernières années, citons également le VAT du Lawrence Berkeley National Laboratory ou le Free Phone de l’INRIA qui permettent la communication audio entre postes de travail équipés, l’application de vidéo-conférence Network Video de Xerox ou encore le tableau blanc partagé Collage du National Center for Supercomputing Applications. Peu à peu, ces applications ont gagné l'Internet. En se démocratisant, elles ont permis l'éclosion de communautés diverses qui ont exprimé des besoins nouveaux. Aujourd'hui, les outils collaboratifs sont entrés dans une nouvelle phase de développement. De nouvelles fonctionnalités apparaissent permettant la création de bureaux virtuels et la gestion de groupes de travail éclatés. Mais avant d’en examiner la typologie, il nous a semblé intéressant de nous arrêter sur les pratiques communautaires.
Les communautés virtuelles, appellées aussi communautés en ligne ou communautiques - terme créé par les chercheurs de l’Université de Québec et de Laval (Canada) Pierre-Léonard Harvey et Michel Cartier - sont un phénomène abondamment étudié. Le premier à s’y être intéressé est Howard Rheingold dans son ouvrage "The virtual community. Homesteading on the electronic frontier." paru en 1994.
Il les définit comme "des regroupements socioculturels qui émergent d’un réseau lorsqu’un nombre suffisant d’individus participent à ces discussions publiques, assez longtemps et en y mettant suffisamment de cœur, pour que des réseaux de relations humaines se tissent au sein du cyberespace." Une définition pas très éloignée finalement de celle de la sociologie des communautés établie par George A. Hillery en 1955 : "un groupe de personnes qui partagent des interactions sociales et des liens communs entre eux et qui partage, tout au moins à un moment donné, un espace".
Sur le réseau, le terme de communauté peut s’appliquer tour à tour aux communautés de clients des fournisseurs d’accès Internet, des grands portails généralistes et des hébergeurs gratuits. Il peut aussi désigner certaines activités B2B comme les marketplaces verticales ou horizontales, les intranets d’entreprise et les extranets. Mais également des activités B2C regroupant les utilisateurs d’un produit ou les fidèles d’une marque. Enfin, il peut concerner les communautés créées autour d’un thème rassembleur (le vin, l’automobile, la veille concurrentielle …), les communautés civiles (parti politique, association) et les communautés d’intérêt fonctionnel (jeu, rencontres en ligne).
Toutes ses communautés répondent à au moins un, mais souvent plusieurs, des besoins suivants : information, divertissement, création de relations, action ou préparation à l’action sur le web ou dans le monde réel (activisme), transaction.
On peut distinguer trois types de communauté, selon leur rapport au réel
Types Exemples Répond à des
besoins en: 1) Communautés
purement virtuelles (à titre indicatif ) Ø Communautés
des fournisseurs d’accès (AOL, Compuserve,…), d’hébergeurs gratuits
(Multimania, Tripod,…) ou de grands portails généralistes (MSN, Yahoo,
Lycos,…) Ø Communautés
d’utilisateurs ou de clients créées par des sociétés autour d’un produit
ou d’une marque Ø Communautés
thématiques (le vin pour Iacchos.com, la veille pour
Cybion.com,…) Ø Les
communautés B to B (marketplaces comme Hubwoo.com ou
Tradematch.com) Ø Les
communautés axées sur le jeu en ligne (Ultima,
…) Ø Sites
de rencontre (le but étant ici de passer du virtuel au réel
!) Ø Classe
virtuelle recevant un enseignement à distance (Onlineformapro.com,
Toutapprendre.com) Ø … Ø Information
: ++ Ø Divertissement
: ++ Ø Création
de relations, implication : + Ø Action
ou préparation de l’action (activisme): - Ø Transaction
: ++ 2) Communautés
réelles représentées virtuellement Ø Intranets
de petites sociétés ou associations Ø Equipes
de travail (commerciaux, équipe projet,
étudiants) Ø Groupes
d’intérêt tournés vers l’action (activistes): cellules syndicales, groupes
religieux,… Ø Intranets
familiaux Ø Groupes
d’amis Ø … Ø Information,
formation : + Ø Divertissement
: - Ø Création
de relations, implication: ++ Ø Action
ou préparation de l’action (activisme): ++ Ø Transaction
: - 3) Communautés
mixtes Ø Intranets
de grandes sociétes ou associations Ø Partis
politiques Ø Promotions
de facultés ou de grandes écoles Ø … Ø Information,
formation : ++ Ø Divertissement
: - Ø Création
de relations, implication : + Ø Action
ou préparation de l’action : + Ø Transaction
: -
Il est important de
noter que le premier type de communauté n’a pas vocation à se fédérer autour
d’un projet et n'entre pas dans la problématique du groupware et des outils
collaboratifs.
Critères de sélection des outils de groupware:
Depuis deux ans environ, les services en ligne de type collaboratifs se multiplient. Afin de choisir ceux qui nous semblaient les plus représentatifs, nous avons définis d'abord une typologie des applications. Au final, n'ont été retenus pour analyse que les services qui répondaient à au moins un critère dans chacune des quatre catégories suivantes :
Catégorie 1 : outils de production à distance
Catégorie 2 : Outils d'organisation et de coordination des activités des membres
Catégorie 3 : Outils de communication
Catégorie 4 : Accès des membres en situation de mobilité à leur communauté
Ø Partage de fichiers : tous les types de fichiers sont ici envisagés. Il s’agit bien de mettre un fichier à disposition de la communauté dans un espace spécifique. Ceux-ci pourront alors venir le télécharger.
Ø Fonctionnalités de synchronisation de version (versionning) qui va gérer les différentes versions d’un document en fonction des personnes qui l’ont modifié et du moment auquel elles l’ont fait. Il devra être possible de repérer facilement les modifications apportées à un document et d’identifier celui qui les a apportées.
Ø Fonctionnalités permettant le travail en commun sur un document en temps réel. Cela sous-entend que le document puisse être ouvert dans un espace partagé et à l’intérieur d’une application (traitement de texte, tableur, bases de données, retouche de photographies ou d’images,…).
Cela sous-entend également qu’il soit possible d’identifier celui qui est en train d’agir sur le document.
Ø Fonctionnalités de workflow qui vont permettre de définir une chaîne de validation des documents avant leur publication.
Ø Présentation de documents type PPT en ligne
Ø Création et partage d'applications type BdD ou tableurs
Ø Tableau blanc partagé pour schémas et croquis
Ø Outil de retouche d’image en temps réel et à plusieurs
Ø Bookmark partagé
Ø Album photo ou images partagé
Ø Navigation simultanée à plusieurs sur le web (co-browsing, group surfing)
Ø Outil de brainstorming de type outliner (semblable au mode plan de Word mais partageable)
Ø Outil de création de pages web
Ø Agenda partagé qui va faciliter la coordination des activités des membres.
Ø « To Do lists » partagées avec fonctionnalités d’assignation de tâches qui vont permettre de gérer des projets
Ø Carnets d'adresse (physiques) partagés
Ø Horloge permettant de connaître l’heure locale des différents membres du groupe.
Ø Fonctions reminder
Ø Outil de sondage / vote
Ø Webmail intégré avec création d’un compte
Ø Groupmail : fonctionnalités permettant de définir des espaces dans lesquels les emails entrants viendront se classer. Un peu comparable aux fonctions de tri des forums de discussion.
Ø Prise en charge de clients pop 3 déjà existants
Ø Forums de discussion
Ø Outils de chat intégré
Ø Possibilité de parler en direct
Ø Visioconférence par webcams
Ø Espace de travail sur le web accessible par login et pwd
Ø Accès multidevices à l’espace de travail du groupe: web, téléphone mobile, PDA, TV interactive,...
Ø Clients installables et synchronisables sur plusieurs PC
La sélection finale des outils comprenait 19 applications : Bungo, ContactOffice, Epiware, eProject, Groove, Hyperoffice, Intranets.com, Linkuall, Magical Desk, Mayetic village, My communities, Portable office, Punch webgroups, Smartgroups, Teamcast, Visto, Webaddressbook, Webex, Zaplet.
Bien qu'ils ne figurent pas dans la liste, on peut néanmoins citer quelques autres services intéressants si l’on souhaite disposer d’un outil à fonction unique, par exemple Backflip, Blink, Bookmarksplus ou Oneview qui permettent d’accéder à sa liste de bookmarks en ligne, de la gérer et de la partager avec d’autres internautes. Boxxmail, Freedrive, Netfloppy ou le site de la jeune société française Oodrive permettent eux de stocker des documents sur des serveurs distants afin de pouvoir y accéder à partir de n’importe quel ordinateur connecté à l'Internet. Tous ces sites proposent également d’ouvrir des espaces partagés où des invités peuvent accéder aux documents stockés que vous aurez stockés à leur intention, et éventuellement en ajouter de nouveaux. A des niveaux divers, toutes ces applications en ligne participent du groupware. Mais elles sont très spécialisées et leurs fonctionnalités souvent plus poussées que celles des outils que nous avons retenus.
Ces derniers ont
l’avantage de couvrir un champ plus large de fonctionnalités et c’est évidemment
en cela qu’ils peuvent être qualifiés d'outils de
groupware.
Cette liste est néanmoins très diversifiée et mélange allègrement des outils sans doute considérés par leurs éditeurs comme adressant des cibles différentes. Ainsi va-t-on trouver Webex, acteur important de la conférence en ligne, aux côtés de Intranets.com qui se positionne comme un créateur d’espaces en ligne pour les communautés. Pour schématiser, des solutions proposées pour leurs fonctionnalités de type synchrone vont être comparées avec des solutions connues pour leurs fonctionnalités de type asynchrones. En effet, la distinction entre ces deux univers est de plus en plus floue. Webex intègre maintenant à son offre la possibilité d’avoir un bureau virtuel à partir duquel il est possible de lancer une conférence en ligne. Intranets.com, comme sept autres solutions plutôt positionnées asynchrones, propose dans son offre un outil de chat sur site.
La tendance est aujourd'hui de laisser à l’utilisateur le choix de l’outil le mieux adapté à son propos et à sa configuration "spatio-temporelle".
Un outil emblématique de cette évolution est la solution Livemail intégrée dans Bungo. Cette application conjugue à la fois la messagerie, les forums et le chat sur site (c’est à dire sans installation de client à la différence de outils de type ICQ). Livemail permet de discuter en direct, mais, si l’un des protagonistes se déconnecte, la suite de la discussion sera historicisée dans son espace personnel et pourra ou non lui être envoyée par email selon les options qu’il aura défini. S’il choisit l’envoi par email, il pourra répondre à chaque message à travers son client de messagerie habituel et les réponses ainsi générées viendront se synchroniser avec les autres messages dans l’espace communautaire.
Autre "amalgame",
celui des bureaux virtuels dédiés à un utilisateur final et des intranets clés
en mains gérés par un administrateur. Là aussi les forntières s'estompent
puisque certains bureaux virtuels permettent l’accès à des tiers, à tout ou
partie des fichiers et applications, et fournissent les outils de gestion des
droits d’accès. La différence avec un intranet clé en main, dont les
fonctionnalités de gestion des membres vont de soi, n’est plus si évidente.
Notons toutefois qu’il est probable que les serveurs des outils orientés bureau
virtuel ne soient pas prévus pour supporter la même montée en charge que ceux
orientés intranets, mais cela reste à
vérifier.
Ligne de partage encore : le mode de diffusion. Si la grande majorité des applications est distribuée en mode ASP, l'une d'entre elle fonctionne sur le principe du P2P décentralisé (Groove), une autre utilise des emails "intelligents" à base d'applets java dont le contenu est lié à un serveur d’application distant (Zaplet) et une troisième mêle le mode ASP et la solution Quickplace de Lotus, module client permettant de travailler hors connexion puis d’effectuer des synchronisations avec l’espace en ligne (MayeticVillage).
De fait, nous pensons,
peut-être à tort, que l’utilisateur final se préoccupe plus des fonctionnalités
que lui sont offertes par une application que par son mode de
distribution.
Critères d'évaluation des outils de groupware sélectionnés
Après analyse des communautés et des solutions, nous avons cherché à caractériser chacune d'entre elles par rapport aux autres. Pour cela, nous avons construits deux catégories, les activités de groupe et l’accessibilité à l’espace communautaire en situation de mobilité, elles-même subdivisées en deux niveaux qualitatifs:
-
Le niveau 1 des activités de groupe correspond à des outils plutôt orientés vers l’organisation des activités des membres d’un groupe
-
Le niveau 2 correspond à des applications de groupe privilégiant les outils de production à distance.
-
Le niveau 1 des critères d’accès à l’espace communautaire en situation de mobilité correspond aux applications qui ne peuvent être atteintes que par un ordinateur connecté à l'Internet ou ne sont accessibles et synchronisables sur plusieurs postes qu’à condition d’avoir préalablement installé un client
-
Le niveau 2 correspond aux applications qui peuvent être atteintes par plusieurs types de terminaux ou par celles qui sont utilisables en mode connecté ou déconnecté (grâce à l’installation d’un client) et fournissent ainsi un environnement de travail quasi-permanent, ce que les anglo-saxons nomment "pervasives environments"
Critères
relatifs aux activités de groupes Critères
relatifs à l’accès à l’espace
communautaire 1er
niveau Fonctionnalités
d’organisation Ø Possibilité
de télécharger ou télédécharger des fichiers (upload / download) dans une
optique de partage Ø Possibilité
de lire des documents en ligne grâce à un « viewer » ou par transcription
du document en HTML Ø Agenda
partagé Ø Fichier
contact partagé Ø Webmail
intégré dans l’application avec création d’un compte ou récupération d’un
POP3 existant Ø Fonction
reminder par SMS ou email liée à l’agenda ou à la To do list
perso Ø Forum
de discussion Ø Création
d’une liste de diffusion (newsletter) Ø Favoris
partagés Ø «
To do list » partagé 1er
niveau Ø Espace
de travail sur le web accessible par un navigateur web, un login et un mot
de passe Ø Client
personnel installable sur plusieurs postes à la fois et capable de
synchroniser ses différentes installations entre
elles. 2ème
niveau Ø Outil
de sondage/vote Ø Fonctionnalités
de synchronisation de version Ø «
Todo lists » partagée avec fonctionnalités d’assignation de
tâches Ø Fonctions
reminder (par email ou SMS) en relation avec l’agenda
ou la « Todo list » de
groupe Ø Outil
de brainstorming de type outliner Ø Fonctionnalités
permettant le travail en commun sur un document en temps
réel. Ø Fonctionnalités
de validation de documents (workflow) Ø Possibilité
de présenter des documents de type PPT Ø Possibilité
de créer et de partager d'application type bases de données ou
tableurs Ø Possibilité
de générer de nouvelles pages dans le site
communautaire Ø Tableau
blanc partagé Ø Outil
de retouche d’image Ø Partage
d’album photo ou images Ø Outil
de navigation simultanée et à plusieurs sur le
web Ø Outil
de brainstorming de type outliner
Ø Outil
de groupmail Ø Horloge
permettant de connaître l’heure locale des différents membres du
groupe. Ø Outil
de chat intégré Ø Possibilité
de parler en direct Ø Visioconférence 2ème
niveau Ø Accès
multi-terminaux aux applications personelles et privées de l’espace
communautaire: web, téléphone mobile, PDA, TV
interactive,... Ø Espace
accessible offline et online Ø Accès
multi-terminaux à certaines applications partagées de l’espace
communautaire: web, téléphone mobile, PDA, TV
interactive,...
Les 19 applications analysées ont
ensuite été croisées une à une avec l’ensemble des critères. Une application
répondant au critère a été notée 1. Une application n’y répondant pas a été
notée 0. Un travail statistique a ensuite été effectué sur les totaux des quatre
catégories qui a permis de définir quatre grands types d’applications
susceptibles de répondre à des besoins différents.
outils orientés
production de groupe avec accès
limité Outils orientés
production de groupe avec accès multiples à l’espace
communautaire Zaplet Webex Groove Mayetic
Village Linkuall Outils orientés
organisation de groupe avec accès limité à l’espace
communautaire Outils orientés
organisation de groupe avec accès multiples à l’espace
communautaire Bungo My
Communities Hyperoffice Webadressbook Epiware Portable
Office Smartgroups EProject Teamcast Punch Contact
Office Magical
Desk Intranets Visto
Il faut noter que les outils permettant la production de groupe possèdent aussi toutes les fonctionnalités d'organisation qualifiées de niveau 1 et qu'ils sont donc les plus complets.
Il nous semble que depuis Lotus Notes/Domino, les applications de groupware ont toujours été des « killer app » et ne peuvent que continuer à l’être. Comme lorsque les créateurs d’Arpanet découvraient avec surprise que la messagerie était plus utilisée que les bases de données, les besoins des utilisateurs en fonctionnalités de communication continuent à prédominer sur
les besoins de
contenu. Et ce n’est pas une comparaison entre SMS et WAP qui pourrait nous en
faire douter.
Le croisement que ces
applications réalisent déjà entre besoins individuels, besoins communautaires et
lieux de consultations multiples (terminaux divers) permet d’envisager un
environnement informatique pervasif où l’utilisateur sera relié en permanence à
ses données et aux communautés (de travail, d’amis, familiales) dont il est
membre.
Les nouveaux terminaux
vont déjà en ce sens (PDA, smartphones, pager type RIM) et les champs
d’application pour les technologies communicantes se multiplient (vêtements,
voiture, logement,…).
Ces applications et
les promesses de meilleure communication qu’ils véhiculent sont à la fois une
opportunité de business lorsqu’elles sont orientés vers le client final (CRM,
marketing communautaire) et un défi organisationnel pour l’entreprise agile de
demain.
Adresses web des
applis :
www.communityzero.com (My
communities)
www.junglemate.com (ex.
webaddressbook.com)
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