Outils Email

Mardi je vous parlais du plug-in Outlook Helper destiné à ajouter des fonctions à Outlook, tout en indiquant ne pas pouvoir le tester puisque je n'utilise pas ce client. Jean Lalonde qui produit le carnet Amelioraction - Les outils pour changer et que je remercie vivement m'a spontanément proposé d'effectuer ce test et nous livre aujourd'hui (quelle réactivité!) des résultats exhaustifs:

OUTLOOKHELPER
=============

Outlook Helper v4.8 (www.outlookhelper.com) offre sur la barre de boutons Outlook (2000 et XP) une douzaine d'outils: certains sont fort utiles, d'autres sont des gadgets réservés aux amateurs et quelques uns sont trop
rudimentaires pour rendre vraiment service.

D'abord les plus utiles
-----------------------

"Find..." (9/10)
Cette commande effectue une recherche dans l'ensemble des documents joints aux messages reçus avec Outlook.  Il faut savoir qu'Outlook conserve les document joints dans son méga-fichier des données et que ceux-ci ne sont
donc pas accessibles aux outils de recherche de fichiers de Windows.  Il est donc fort apprécié de pouvoir effectuer une recherche dans les documents joints selon le nom des documents.  Cela serait encore plus utile si on pouvait aussi chercher par expéditeur ou par date mais cela sera peut-être pour une prochaine version.  On peut effectuer la recherche dans toutes les données ou la restreindre à un dossier donné et ses sous-dossiers.  Une fonction qui se mériterait facilement un 10/10 avec quelques ajouts.

"Preview" (8/10)
Ce bouton ouvre une fenêtre dans laquelle sont affichés les icônes ou images réduites (timbres) des documents  attachés ou inclus dans le corps dans le
document.  La taille du timbre est configurable.  Cela facilite la sauvegarde des documents.  Une fonction Zoom facilite la consultation des documents par les personnes ayant une déficience visuelle (disponible seulement dans la fenêtre Preview).  Par ailleurs, quand on sélectionne
une image, une visionneuse permet la navigation vers l'image précédente ou l'image suivante, offre un zoom dans l'image ainsi que plusieurs options pour envoyer l'image dans un document, par exemple Word ou Power Point.

"Save..." (8/10)
Ce bouton enregistre en une seule opération TOUS les documents attachés à un message.  On peut les enregistrer dans un répertoire favoris (configurables) ou naviguer dans un répertoire spécifique.  Cela économise quelques clics.

"Voice Mail" (7/10)
S'il vous arrive de joindre un message vocal à un courrier électronique, cette fonction automatise l'enregistrement et l'attachement d'un message vocal au courrier.  Efficace et utile si on est un adepte.

"Files Auto Save" (7/10)
Cette fonction s'active automatiquement lors de la  réception des messages.
Elle automatise l'extraction des documents sur le disque rigide de l'utilisateur.  On choisit les types de documents que l'on souhaite extraire (Word, XL, etc.) et, pour chaque type, le répertoire dans lequel opérer l'extraction. Utile si on craint le crash d'Outlook qui nous ferait perdre tous les documents joints.


Les gadgets et les tentatives
-----------------------------

"Cool Mail..." (5/10)
Ma fille aime bien décorer ses messages de fond bariolés et d'animations affriollantes.  La banque de background et d'animation est impressionnante:
plusieurs dizaines (centaines?) d'images.  Ma fille donnerait un 9/10 mais, selon mes critères, tout cela ne sert qu'à nuire à la lecture du texte.

"Smart sender..." (4/10)
Ce bouton envoit le message sélectionné à une liste de destinataires en prenant soin d'en exlcure, s'il y a lieu, l'expéditeur et les destinataires du message d'origine.  Cela peut être utile pour pour faire suivre un message à un groupe sans l'envoyer à nouveau à ceux qui l'ont déjà reçu.
Mais il faudrait m'expliquer dans quel contexte c'est vraiment utile.

"Virus Alert" (1/10)
Intéressant à première vue.  Mais ce détecteur de virus intégré à Outlook ne contient aucune règle.  On dit qu'on peut recevoir des règles du serveur d'Outlook Helper mais cela ne s'est pas réalisé et, le service étant gratuit, je douterais de la fiabilité, de la régularité ou de la rapidité de la mise à jour des règles.  En attendant, vous pouvez définir vous-même les règles de détection des virus en fonction de l'expéditeur, du titre, du texte ou du nom du document joint.  Lorsqu'un message correspond à l'une des règles définies, Outlook Helper vous avise de l'arrivée du message, empêche son affichage en mode de prévisualisation et peut l'effacer immédiatement.
C'est assez rudimentaire et ne remplace certainement pas ce qui est devenu une nécessité: un vrai antivirus pour Outlook.

"Chat" (2/10)
Cet outil affiche un échange de messages par courrier électronique dans un format similaire à celui d'un logiciel de clavardage ("chat").  Je pourrais prendre quelques lignes pour vous faire mieux comprendre le concept mais
nous perdrions tous notre temps!  L'email n'est pas conçu pour l'échange en direct et les délais inhérents aux échanges de courrier (côté serveur et côté client) rendent l'outil inutile.

Pas testé
---------
"Upload"
Le concepteur du logiciel offre de créer gratuitement un compte sur son serveur pour obtenir un espace dans lequel on peut télécharger les messages de notre choix.  Je n'ai pas testé et je questionnerais la fiabilité d'un tel système qui ne comporte probablement pas de garantie quant à la
conservation des messages.  Et je ne vois pas vraiment l'utilité.


Considérations générales
------------------------
Pour des raisons de sécurité, Outlook est devenu très protégé contre les accès par des logiciels externes.  Ainsi, les commandes Outlook Helper sont très souvent interrompues par des messages de sécurité d'Outlook pour vous avertir qu'une application externe veut accéder à ses données et qui demande
une autorisation.  En conséquence, il est fréquent qu'un commande nécessite un ou plusieurs clics de confirmation, certains après un délai de quelques secondes forcé par Outlook.  On peut maudire cette nouvelle règle de
sécurité d'Outlook mais, si votre logiciel Outlook n'a pas cette protection, je vous conseille fortement d'en faire la mise à jour car cette couche logicielle vous protège de nombreux virus profitant de la faiblesse initiale du logiciel.

Un module de configuration propose plusieurs options.  Le système d'aide contextuelle (F1) en ligne est rudimentaire mais acceptable pour une application gratuite.  Finalement, durant l'expérimentation, je n'ai connu qu'un seul plantage (erreur C++) nécessitant un redémarrage d'Outlook.

Curiosité, à un moment j'ai vu apparaître le bouton "Filtering" qui permettait de filtrer les liste de messages.  Prometteur...  Mais ce bouton a disparu et la fonction n'est nullement documenté...  Aurais-je dû aller me
coucher plus tôt?  Je suis pourtant persuadé avoir commencé à le tester puis, pffft, parti!  Mystère...

Conclusion
----------
En terminant, la désinstallation du programme nécessite l'effacement du répertoire sous "Program Files" et le retrait manuel des barres de bouton dans Outlook.  Dommage qu'on ne puisse pas appeler ce programme seulement au
moment où on en a besoin (principalement pour la recherche de fichiers ou la prévisualisation) ou qu'on ne puisse pas choisir quels outils seront
chargés.

Jean Lalonde
http://carnets.ixmedia.com/amelioraction/

Merci encore pour ce test.